L’ICOM a fêté ses 75 ans d’existence en novembre 2021. Ces 76 ans d’histoire, ce sont très concrètement des dizaines de milliers de documents qui ont été conservés, pour certains déjà classés et pour d’autres en attente de l’être, et qui permettent de redécouvrir tout ce qui a été réalisé au sein et au nom de l’ICOM depuis 1946 : réunions, conférences, projets, missions, réformes, publications…

En 2015, un archiviste a été engagé quelques mois pour commencer à les trier et les classer. Cet important travail a donné lieu à la rédaction d’un inventaire des archives de 1946 à 2007.  A cette époque, leur transfert aux Archives Nationales ou aux archives de l’UNESCO a été envisagé. Le Conseil d’Administration a finalement décidé qu’elles seraient conservées in situ.

Les archives de l'ICOM

En 2020, le déménagement de l’ICOM du siège de l’UNESCO à sa nouvelle adresse 15 rue Lasson a été l’occasion de rassembler tous les documents et archives répartis jusque-là dans différents bureaux et lieux de stockage et de les réorganiser de telle façon qu’on peut désormais les classer et les consulter dans les meilleures conditions. Dans les nouveaux locaux les collections sont à portée de main, et les visiteurs disposent d’un espace de travail réservé

De plus, une salle est dédiée aux publications et archives des comités nationaux, des alliances régionales et des comités internationaux, en plus de la salle consacrée aux archives du secrétariat et à la documentation spécialisée.

Selon le rapport d’activité 2021 paru en 2022, l’ICOM compte 45493 adhérents. L’objectif premier du service Documentation/Archives aujourd’hui est de leur permettre, où qu’ils soient dans le monde, de connaître et d’accéder aussi facilement que possible à ce trésor commun que sont les ressources documentaires et les archives de l’ICOM. Comme on ne peut pas raisonnablement demander à chacun d’entre eux de se déplacer à Paris pour les consulter, la solution passe nécessairement par un accès en ligne.

Il existe déjà depuis plusieurs années une rubrique Ressources sur le site de l’ICOM qui permet d’accéder à une sélection de documents importants comme les listes rouges ou les différentes versions du code de déontologie. En revanche, la base de données bibliographique historique de l’ICOM, créée en 1981, et riche aujourd’hui de plus de 46500 références, n’était pas accessible en ligne dans son intégralité et ne comportait que très peu de fichiers numériques attachés. Construite avec un logiciel devenu obsolète (Winisis) et hébergée localement par l’UNESCO, son existence même était en péril.

En 2020, en parallèle du déménagement, il était donc devenu urgent d’acquérir un nouveau logiciel plus performant. Le logiciel choisi, JLB-Net, a permis les opérations suivantes:

• La sauvegarde et la migration de l’intégralité des données de la base bibliographique historique vers une nouvelle base reconfigurée pour un accès grand public en ligne, rebaptisée «Bibliothèque», consultable depuis décembre 2021 via la rubrique Ressources
• La création de 3 nouvelles bases de données supplémentaires consacrées aux archives interne et à l’histoire de l’ICOM et de ses comités : Archives, Images et Répertoire, consultables depuis janvier 2022 via l’espace membres du site.

Pour chacune de ces quatre bases, un portail web a été créé pour la consultation à distance. La rubrique « S’engager / Bibliothèque en ligne » de l’espace membre du site de l’ICOM ouvre une page d’accueil multi-bases permettant d’effectuer une recherche libre sur une ou plusieurs bases à la fois ou de choisir une base spécifique pour une recherche avancée. Cette page existe en anglais, en français et en espagnol, en fonction de la langue du navigateur utilisé. De la même façon, les lexiques proposés pour la recherche avancée se déclinent en anglais, français ou espagnol en fonction de la langue du navigateur.

La base Bibliothèque

Elle a été construite en s’inspirant de la structure de la base historique antérieure, qui contenait les références de tous les documents acquis par le centre de documentation depuis sa création en 1948. On y trouve prioritairement les publications de l’ICOM et de son réseau, mais aussi de très nombreuses autres ressources externes à l’ICOM sur les sujets en lien avec ses activités : protection du patrimoine, lutte contre le trafic illicite, éthique, rôle social des musées, éducation… Une partie importante de ces documents a été déposée au Service des Musées de France en 1995, puis transférée, en 2022, au Centre Dominique Vivant Denon du musée du Louvre. Comme il s’agit d’un dépôt, ils sont toujours référencés dans cette base, le champ « localisation » permettant de signaler où ils sont.
Cette nouvelle version de la base a bénéficié, dès sa création, d’importantes mises à jour et, à ce jour, plus de 20% des documents référencés sont consultables en ligne (fichier PDF téléchargeable ou lien URL).

La base Archives

Cette base a été créée pour accueillir les archives internes du secrétariat de l’ICOM, des comités internationaux et des alliances régionales. Autrement dit, les documents d’activité non publiés.
Les comités nationaux étant juridiquement indépendants, ils sont responsables de leurs propres archives et ne sont pas tenu de les communiquer intégralement au siège, mais le Secrétariat a conservé de nombreux documents reçus témoignant de leurs activités (rapports d’activité, comptes-rendus de réunions, listes de membres, courriers, publications…).

Elle a été construite à partir de l’inventaire établi en 2015. On y trouvait donc au départ essentiellement des notices décrivant des dossiers, avec peu de détails sur leurs contenus. Mais peu à peu les campagnes de numérisation en haute définition des archives, menées depuis fin 2020, auxquelles s’ajoute la numérisation « maison », permettent progressivement de créer des notices individuelles pour chaque document numérisé et désormais consultable et téléchargeable.
Cette base est réservée aux adhérents et n’est donc accessible qu’à partir de l’espace membres du site. De plus, un outil de filtrage, réversible, a été ajouté pour que les documents strictement confidentiels, ou sous embargo, puissent être enregistrés et sauvegardés sur le serveur de la base mais restent hors de portée aussi longtemps que nécessaire.

La base Images

Cette base a été créée pour accueillir les collections de photographies, de posters et de vidéos de l’ICOM. Elle est administrée avec un logiciel spécifique adapté à la gestion des images, un DAM (digital assets management). A l’hiver 2020-2021, toutes les affiches ont été numérisées en haute définition et en 2021 elles ont toutes été intégrées dans cette base.
En 2022, la collection complète des archives photographiques de l’ICOM, soit 4670 tirages papiers, négatifs et diapos, a été numérisée. Il est prévu de les intégrer bientôt dans la base.
Cette base, comme la base Archives, est réservée aux membres de l’ICOM, et elle est dotée du même système de filtrage permettant de rendre inaccessible au visiteur certaines images si nécessaire.

La base Répertoire

Cette dernière base est un peu différente des 3 autres. On n’y trouve pas de documents, c’est une base de connaissances.

Sa conception a été inspirée par le travail de compilation effectué par Elisabeth Jani en 2019 pour le Groupe de travail sur l’avenir des Comités Internationaux, qui avait abouti à la rédaction d’un document qui récapitulait, pour chaque comité international, et à partir de sources diverses, les circonstances de sa création, ses missions et activités, les réunions organisées.

Transformer ce document en base de données permettra non seulement de le mettre à jour mais aussi et surtout d’en étendre le principe aux autres composantes de l’ICOM : les comités nationaux, les alliances régionales, les organismes associés et les institutions partenaires, les différents services du secrétariat ou les personnalités importantes de l’ICOM.

Pour l’instant elle ne comporte qu’une trentaine de notices, adaptées de ce document original (aujourd’hui consultable dans la base Archives), et n'est visible que via le portail réservé aux membres, mais à terme elle a vocation à être publique, pour contribuer à mieux faire connaître l’histoire de l’ICOM et de son réseau.

Il reste beaucoup à faire pour alimenter ces bases, améliorer les modalités de consultation, poursuivre la campagne de numérisation, et développer de nouveaux moyens de valoriser les archives de l’ICOM. Le secrétariat compte donc sur la patience et l’indulgence des comités, mais aussi sur leur collaboration pour continuer d’enrichir les fonds d’archives et les collections de publications de l’ensemble du réseau sous tous formats, physiques et numériques.

En 2022, un petit guide de recommandations pour la gestion des archives à l’intention des comités a été rédigé à leur demande. Il est actuellement disponible en français et en anglais via l’espace membre, rubrique « Outils pour les comités / Comités internationaux ». Un court mémo d’une page l’accompagne pour en résumer les points les plus importants. Retours et commentaires sont les bienvenus pour les améliorer.

Les membres de l’ICOM qui souhaitent venir consulter la documentation et les archives sur place sont les bienvenus, sur rendez-vous avec la documentaliste-archiviste.

Mise en ligne de la bibliothèque et des archives de l’ICOM : repères chronologiques

1948 : Yvonne Oddon crée le Centre de documentation muséologique UNESCO-ICOM

1981 : La première base données bibliographique informatisée de l’ICOM voit le jour. Partagée avec l’ICOMOS jusqu’en 1999, elle est hébergée par l’UNESCO. En 1989, les 27400 fiches cartonnées qui constituaient le catalogue bibliographique manuel antérieur sont converties en notices électroniques et intégrées dans la base.

1994-1995 : L’ICOM confie en dépôt une grande partie de sa collection de livres et revues de muséologie et sa collection de catalogues de musées et d’expositions à la Direction des Musées de France et à l’École nationale supérieure des Beaux-Arts de Paris.

Dans l’actuelle Bibliothèque en ligne, les notices des documents concernés portent la mention Localisation : DMF (Dépôt ICOM) ou Localisation : ENSBA – Dépôt ICOM. Les documents confiés à la DMF sont également référencés dans le Catalogue Collectif des Bibliothèques des Musées Nationaux (http://auroch.culture.fr/)

2010 : la refonte du site internet de l’ICOM est l’occasion de la création, sous la rubrique Ressources, d’une Base de données des publications qui permet de consulter les notices bibliographiques d’une sélection d’ouvrages, revues, articles et documents divers publiés par l’ICOM et son réseau. Cette base représente environ 10 % des contenus de la base source et n’est pas interconnectée avec elle.

2015 : Tri et classement des archives de l’ICOM pour la période 1946-2007

2018 : Audit externe des archives du Secrétariat

2020 : Migration des données de la base bibliographique historique vers une nouvelle plateforme logicielle et transfert de la bibliothèque et des fonds d’ archives dans les nouveaux bureaux, 15 rue Lasson

2021 : Mise en ligne de la nouvelle version de la base Bibliothèque en accès libre

2022 : Mise en ligne du portail multi-bases - Bibliothèque, Archives, Images et Répertoire - réservé aux adhérents via l’espace membre du site de l’ICOM

Les documents déposés en 1995 au centre de documentation de la Direction des Musées de France sont transférés à la bibliothèque du Centre de recherche Dominique Vivant Denon du Musée du Louvre (ouverte au public sur rendez-vous).